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Verfahren zur Reisegenehmigung müssen für den Reisenden wie für den
Genehmiger einfach zu bedienen und schnell in der Abwicklung sein.
cytric bietet verschiedene hocheffiziente Lösungen an, mit der die
Genehmigung vor Antritt der Reise stark
rationalisiert wird. Damit werden auch intelligente Filtereinstellungen für
die Einhaltung der unternehmensinternen Reiserichtlinien und umfassende
Reportfunktionen gesteuert.
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Mehrere Verfahren zur Auswahl
Mit dem Standard- und dem erweiterten Genehmigungsverfahren bietet cytric
die optimale Anpassungsmöglichkeit an den Reise- und Buchungsprozess im
Unternehmen an und sichert die Einhaltung der Reiserichtlinien. cytric berücksichtigt dabei
ausgewählte Luftfahrtgesellschaften und Service-Klasse sowie das Reiseziel.
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Im Standardverfahren gilt jede Reise als genehmigt, wenn z.B. vom
Vorgesetzten die Bestätigung der Reise nicht verweigert wird. Ist das erweiterte Verfahren
aktiv, kann die Reisegenehmigung bis zu drei Sicherheitsstufen mit beliebig vielen
Genehmigern durchlaufen. In aller Regel muss die Genehmigung vom Vorgesetzen erteilt
werden.
Fehlt die Genehmigung, wird die Reisebuchung automatisch zu einem vom Travel
Manager festgelegten Zeitpunkt vom System storniert. Anstatt des Vorgesetzten kann
das System auch vorsehen, daß ein Travel Manager, ein Standort-Beauftragter oder ein
andere Genehmiger vom Reisenden aus einer Gruppe hinterlegter Genehmiger ausgewählt
werden muss.
Ebenso einfach kann die Genehmigungsfrist eingestellt werden, um den Prozess
zeitlich zu beschleunigen. Verstreicht die Frist, wird die Reise ebenfalls
automatisch storniert. Mit der dritten Sicherheitsstufe kann von einer übergeordneten
Instanz ein Veto eingelegt werden: Hier unterscheidet cytric zwischen dem einfachen
Genehmigungsrecht und dem vollen Genehmigungsrecht mit Abschluss. Erst mit
letzterem erwirkt oder verweigert der dazu Berechtigte die Genehmigung der Reise
endgültig. |
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Ständig laufende Kontrolle über alle Buchungen
cytric bietet jederzeit die konkrete Statuskontrolle über den gesamten
Genehmigungsprozess für Reisende und Genehmiger. Auf einen Blick erkennbar
sind offene Reiseanträge, Reiseanträge mit Rückfrage und bereits genehmigte oder
stornierte Reiseanträge, selbstverständlich mit den wichtigsten Reisedaten.
Zusätzlich können diese Prozessparameter für die Hotelreservierung oder für
Mietwagenbuchung individuell eingestellt werden. |
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Einfach zu bedienen
Für den Reisenden stellt sich die Reisegenehmigung noch einfacher dar. Vor
Reiseantritt füllt er in cytric den Reiseantrag aus, der automatisch alle
relevanten Informationen der Reisebuchung enthält: Grund der Reisen, Reisedaten,
Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen mit kompletter Preiskalkulation und diese begründet.
Das Formular wird von cytric automatisch an den zuständigen Genehmiger geleitet,
der per eMail informiert wird.
Genehmigung erfolgt auf der Basis der tatsächlichen Kosten
cytric berechnet den gesamten Reisepreis aus den tatsächlich gebuchten
Reisebestandteilen für die Genehmigung. Diese Kalkulation wird übersichtlich
zusammengestellt und online präsentiert. Durch dieses Verfahren erfolgt die
Genehmigung auf der Basis der tatsächliche Kosten und nicht - wie bei
herkömmlichen Verfahren - ohne Berücksichtigung der Kosten oder auf der Basis einer
Schätzung.
Das Travel Management System von cytric bietet mit den flexiblen und für
jedes Unternehmen optimal einzustellenden Genehmigungsverfahren die exakte
Kontrolle der Kosten vor Antritt der Reise und die permanente Übersicht über alle
Genehmigungen.
Damit sorgt cytric für eine direkte Kostenreduktion und zur
Effizienzsteigerung bei jeder Reisebuchung. |
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