"In allen Szenarien lässt sich eine Amortisation der notwendigen Tool-Investitionen bereits innerhalb des ersten Jahres erreichen". Dieser Satz lässt an Deutlichkeit nichts zu wünschen übrig. Die Unternehmensberatung PricewaterhouseCoopers hat konventionelle Wege der Reisebuchung mit der eine internetbasierten Lösung a là cytric verglichen. Die Studie basiert auf einer Erhebung mehrerer deutscher Unternehmen mit einem Reisevolumen von insgesamt zwei Milliarden Mark.
Das Fazit ist eindeutig: Selbst bei konservativ angesetzten Einsparungswerten können mit dem Einsatz von cytric die gesamten Reisekosten pro Jahr um rund 5 Prozent reduziert werden. Es zeigt sich, dass bei Grossunternehmen bereits mit nur 2 Buchungen pro Reisenden und Jahr eine Amortisation binnen einem Jahr zu erwarten ist. Prozesskosten können durch den Tooleinsatz bereits im Jahr der Implementierung um 25 bis 35 Prozent reduziert werden.
Die größten Vorteile für cytric Kunden liegen in der Kostentransparenz, einer Beschleunigung des Buchungsprozesses und der Einsparungen bei den Buchungskosten, denn alle Firmensonderpreise und Vereinbarungen werden mit cytric automatisch berücksichtigt.
Die Ausgangslage
"Das Geschäftsreisevolumen in Deutschland ist in den letzten fünf Jahren auf Grund zunehmender Globalisierung extrem angestiegen. Neben Löhnen und Gehältern sowie Aufwendungen für Forschung & Entwicklung zählen Reisekosten in deutschen Unternehmen zu den höchsten Kostenfaktoren." Steigender Wettbewerbs- und Kostendruck prägen die Lage der Unternehmen.
Produktivitätssteigerung, Ausschöpfen von Wertschöpfungspotenzialen und höhere Flexibilität sind die Wege, die viele Firmen einschlagen, um ihre Wettbewerbsvorteile zu sichern. Produktivitätssteigerung betrifft unter anderem auch die Geschäftsprozesse zu denen das Business Travel Management zählt. PwC kommt zum Schluss: "Besonders Unternehmen mit hohem Reisekostenvolumen analysieren deshalb verstärkt ihre direkten und indirekten Geschäftsreisekosten und optimieren ihre administrativen Prozesse im Geschäftsreiseumfeld."
Einsparungspotenziale bei direkten Reisekosten haben viele Unternehmen mit konventionellem Travel Management bereits angegangen. Die indirekten Kosten des Gesamtprozesses Business Travel Management sind heute allerdings in der Mehrzahl intransparent und bieten daher hohes Einsparungspotenzial.
Abschied vom Formular
Ziel eines Internet-basierten Business Travel Management ist darum die Integration folgender Komponenten:
- Intelligente Reiserichtlinien mit schlankem Genehmigungsverfahren anstelle formulargestützter und mehrstufiger Genehmigungsverfahren.
- Reduzierung der Prozessbeteiligten und der Prozessdurchlaufzeiten mit neuen Technologien und Integration vorhandener Systeme.
- Intelligente Technologien bieten dem Geschäftsreisenden der Zukunft Unabhängigkeit und Flexibilität. Er hat globalen Zugang zu aktuellen firmenspezifischen Reiseinformationen und das mittels weltweit verfügbarer Browsertechnolgie.
Alt gegen neu
PwC hat einen konventionellen Prozess zur Geschäftsreisebuchung einem Internet-basierten Soll-Standardprozess gegenübergestellt. PwC stellt fest: "Dank einer Neuorganisation der Internet-basierten Geschäftsreisebuchungen werden eine Reihe von Effizienzsteigerungen entlang der gesamten Prozesskette ermöglicht."
Den Internet-basierten Prozess des Reiseantrags beschreibt PwC: "Im Internet-basierten Modell der Reisebuchung stellt der Reisende/Buchende seine Reiseeckdaten (Datum, Ziel, Kostenstelle etc.) online zusammen, also am Point of Decision. Diese detaillierte Datenbasis bildet die Grundlage für die systemseitige Überprüfung der Reise anhand aller notwendigen Richtlinien und Vorschriften, z.B. der Reiserichtlinien, des Reisebudgets und der persönlichen Profile. Derart detaillierte Daten lassen eine Identifikation von Ausnahmen, d.h. nicht konformen Reiseplänen oder Budgetüberschreitungen, zu. Die Pflege der Reiserichtlinien und deren Überprüfung erfolgt dynamisch und einheitlich, so dass z.B. Änderungen der Reiserichtlinien und Einkaufspolitik sofort aktiv und auf alle Reiseorganisationen angewendet werden".
PWC kommt zum Ergebnis: "Im Internet-basierten Prozess sind die Abläufe wesentlich schlanker".
Hier können Sie die gesamte Studie als PDF-File herunterladen.
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